お花見の幹事の準備!開催案内や飲み物食べ物のほかに何をする?

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お花見の幹事の準備

お花見で幹事をまかされても準備するのは一苦労です。

特に人数が多い時は幹事の負担は大きくなります。わたしは職場で50人くらいの花見の幹事をした時に、雨が降ってとても大変でしたー。

スムーズにお花見の当日を迎えるためには、幹事が何をすればいいのか、何を用意すればいいのかを紹介します。

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お花見の幹事 準備は何をする?

飲食店を利用する飲み会とは違って、お花見は決めることが沢山あります。

  • 日程や時間、場所、予算
  • 食べ物・飲み物
  • 場所取りや買い出しなどの担当
  • 乾杯・挨拶する人
  • 余興をするかどうか
  • 二次会の会場の予約

それぞれ確認しておきましょう。

お花見の開催案内のための情報

まずはお花見の日程や会場など開催内容を決めます。決めた内容をメールやラインで通達して出欠の確認を取りましょう。

お花見の日程と時間を決める

お花見の日程を決めるのは開花予想を参考にするのがおすすめです。だいたい開花してから7~14日後ぐらいが見頃になることが多いです。やはり満開の桜を見たいという人は多いので見頃の時期を狙うといいでしょうね。

ほかには月間天気予報などを参考にするのもオススメです。

お花見の可能な日を確認するのに伝助調整さんなどのスケジュール調整サービスを使うと便利ですよ。

お花見の雨天時

同時に当日雨になってしまった場合にどうするかも決める必要があります。

  • 中止
  • 延期
  • 別の場所で集まる

などのパターンがあります。

花見ができなくなった場合、買っておいたお酒は延期した日に使えば問題ありません。でも食べ物はそうはいかないでしょう。例えばケータリングなどを予約するなら、キャンセルはいつまで大丈夫なのかを確認しておく必要があります。

お花見の場所を決める

毎年同じ場所で花見を行っているという場合は悩まずに済むのでラッキーです。

場所によっては飲食ができなかったり、スポーツ・カラオケ禁止になっています。さらにバーベキューや鍋をするのであれば火器使用が可能かどうかも調べる必要があります。

そして参加メンバーが集まりやすい場所であることも大切です。トイレがあるかどうかもしっかり確認しましょう。

もうひとつポイントとしては近くにコンビニなどのお店があるかどうか。当日に忘れてしまったものや、足りなくなったお酒やおつまみを買いに行けるのは幹事にとって安心ですよ。

お花見の予算

予算は前年を参考にして決めるといいですね。

初めての場合やわからない場合は地域にもよりますが3000円位を目安にするといいでしょう。ですがほとんど持ち込みで運搬できるというならもっと安くできます。居酒屋の飲み会よりも高くなると不満が出やすいので、できるだけ安くなるようにがんばりましょう。

食べる人や飲む人が多い場合は考慮したいですね。例えば男性3,000円で女性2,500円にしたり、お酒を飲む人は高くして飲まない人を安くしたり。食べ物を持ち寄りにするのであれば飲み物と紙皿などの代金だけですむので半額以下の設定も可能ですね。

集金は前もってした方がいいと思いますが、突然のキャンセルなどに対する返金のルール(例:二日前までなら返金する)などを決めておきましょう。

お花見の飲み物や食べ物

お花見の食べ物と飲み物をどうするか決めるのはかなり大変です。どうするかによって買い出し、手配などの段取りが変わってくるからです。

お花見の食べ物

お花見で人気なのは取りやすくて食べやすいものです。おにぎりやお寿司、いなりずしなどのごはんもの。パンならサンドウィッチなど。

一人ずつのお弁当にするのもアリですし、お酒のお供の焼き鳥も人気です。まだまだ寒いのでおでんなどの温かい食べ物も欲しいですね。

バーベキューは好きな人も多いですが、機材を借りることになると意外と予算がかかってしまって、焼肉屋の方が安かったなんてことにもなりかねません。自分たちで機材や炭など持ち込む場合は、慣れている人がいないと火が中々つかなかったりしてグダグダになることもあります。

ケータリングなどを探すのもいいかもしれません。オードブルのみをお弁当屋さんで注文してもいいですね。

まずは参加メンバーにどんなものが食べたいか聞いてみてはいかがでしょうか。

ちなみに夜の花見ではカップヌードルが大人気でした。もし余っても配れるので便利です。

お花見の飲み物

お酒を飲む人が多いかどうかでも変わりますが、宴会をするならビールは欠かせません。ですが日なた出ない限りはやっぱり寒いのでビールを飲み続けるのは難しいです。体冷やしますからね。

毎年お花見をして思うことは、温かい飲み物が必要だということ。お湯があれば、お酒なら焼酎や梅酒・カシスのお湯割りにできますし、ソフトドリンクもティーバッグやインスタントコーヒー、インスタントスープなどを持っていけばOKです。

ただし人数が多いとお湯の量も必要です。魔法瓶などの保温ポットで持っていくのが通常ですが、持ってる人を何人か探した方がいいかもしれません。

火器が使えるならガスコンロを持ち込んで、やかんなどでお湯を沸かすのが一番手っ取り早いんですけどね。

お花見で何をするか

お花見でどんなことをするのかを決めましょう。ここでは例としてあげました。

お花見の乾杯挨拶

お花見の開始となる乾杯や、必要であれば挨拶をしてくれる人を決めましょう。

参加人数が多い場合は乾杯と挨拶はそれぞれ別の人に頼む方がいいですね。

人数が少ない場合は幹事がやる場合もあります。

お花見の余興

個人的には必要ないと思うんですが、余興をするかしないかですね。

どのような余興をするかは幹事が決めます。

お花見後の二次会

お花見を昼間にした場合は二次会を開催するかどうかも考えなくてはいけません。

するのであれば予約や参加者の確認などが必要です。

幹事に協力してもらう人

幹事の仕事は当日だけではありません。

幹事が一人で準備をするのは難しいです。誰かに協力してもらう、もしくは平等に仕事を振り分けるのもいいと思います。

お花見の買い出し

飲み物や食べ物だけではなく、紙皿や割りばし、トイレットペーパーなど必要なものを買いだしに行く必要があります。

まずは買い出しリストを作ります。

買い出しに行くのも幹事が行っても良いですが、量が多いようなら数人で行く方が安心です。

場所取りをする人

誰に場所取りをしてもらうかを決めます。

有名なお花見スポットの場合は前日から場所取りしないと良い場所が取れなかったりします。広さによっては数人必要なこともあります。

幹事は食べ物や飲み物の手配があるので、場所取りはできれば違う人がした方がいいでしょう。

地域の小さめの公園であれば比較的場所取りしやすいですよ。

お花見の飲み物や食べ物を運ぶ人

飲み物や食べ物をお花見の会場に運ぶ人も頼まなければいけません。

特に水分は重たいので男性にお願いしたいですね。参加者に女性が多い場合は人数でカバーしましょう。

お花見の幹事の準備のまとめ

お花見の幹事になったら、まずは何を決めないといけないのかを把握しましょう。

前年までを参考にしつつ皆が楽しめるお花見を目指したいですね。

簡単でいいのでチェックリストや進行表などを作ると当日もスムーズにいきます。がんばってくださいね。